Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong chuỗi hoạt động của thư viện. Công tác bổ sung tài liệu là yếu tố quyết định chất lượng của nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện và quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện. Chọn lựa và bổ sung tài liệu kịp thời, có nội dung tốt, phù hợp, có hình thức phong phú, làm cho chất lượng kho sách sẽ tốt, đáp ứng tối ưu nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài thư viện. Chính bởi những lí do đó, Thư viện tỉnh Đồng Nai luôn quan tâm đến công tác bổ sung và xử lý nhanh chóng, chính xác tài liệu, phục vụ nhanh nhu cầu học tập, tìm hiểu, nghiên cứu và giải trí của người sử dụng thư viện.
Hàng năm, thư viện bổ sung sách từ nhiều nguồn khác nhau như: mua, nhận biếu tặng từ cá nhân và tổ chức; nhận sách lưu chiểu của các nhà xuất bản, nhận sách chương trình mục tiêu quốc gia,…. làm cho nguồn tài nguyên thông tin của Thư viện càng phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức.
Trong năm 2020 tổng số sách bổ sung các nguồn là 18.817 bản sách với hơn 3.927 tên sách, nâng tổng số sách hiện có trong thư viện là 411.179 bản sách. Trong đó, thư viện mua 14.331 bản sách mới, với 2.793 tên sách. Nhận 4.486 bản sách tặng, với 1.134 tên sách.
Ngoài ra, trong năm qua, Thư viện tỉnh đã nhận hơn 6.000 bản sách từ Ban Tuyên giáo tỉnh Đồng Nai. Nội dung tài liệu chủ yếu về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, nông nghiệp,.... Từ vốn tài liệu đã nhận được, Thư viện tỉnh phân bổ cho các thư viện huyện, thành phố và các thư viện, tủ sách xã phường, các điểm bưu điện văn hóa xã trong toàn tỉnh. Góp phần đưa nguồn tài nguyên thông tin đến các thư viện cơ sở trên địa bàn, giúp người dân dễ dàng mượn và đọc tài liệu.
Không chỉ vậy, trong chương trình “Tủ sách của những ước mơ”, Công ty Tài chính Shinhan Việt Nam đã trao tặng cho thư viện tỉnh Đồng Nai năm Tủ sách dành cho trẻ em; hơn 2.300 bản sách thiếu nhi từ Nxb. Kim Đồng, với nội dung chủ yếu về kỹ năng sống cho trẻ, sách học tập, truyện tranh, sách khoa học thường thức,…. Góp phần làm phong phú hơn vốn tài liệu dành cho thiếu nhi tại thư viện và nâng cao chất lượng phục vụ của phòng đọc thiếu nhi ở Thư viện tỉnh. Đồng thời, góp phần làm cho không gian đọc sách phòng thiếu nhi thêm khang trang và thân thiện hơn với bạn đọc, đáp ứng nhu cầu học tập, tìm hiểu, kiến thức của bạn đọc thiếu nhi Đồng Nai.
Được sự quan tâm của các Sở, Ban, Ngành, Thư viện tỉnh Đồng Nai thường xuyên nhận được nhiều tài liệu quý, sách có giá trị của các cá nhân và tổ chức trao tặng. Đặc biệt trong năm qua, Thư viện đã nhận được gần 2.000 bản sách của Ủy Ban nhân dân tỉnh Đồng Nai trao tặng. Từ nguồn sách tặng quý ấy, Thư viện đã chia sách xuống các thư viện cơ sở, làm phong phú hơn vốn tài liệu của thư viện cơ sở, góp phần lan tỏa văn hóa đọc trong cộng đồng, nhất là bạn đọc ở vùng sâu, vùng xa. Ngoài ra, thư viện còn nhận thêm gần 100 bài thi đạt giải cao của hội thi: “Tìm hiểu Giá trị Văn hóa – Lịch sử Đồng Nai năm 2020”, do Sở Khoa học và Công Nghệ tỉnh Đồng Nai trao tặng. Nâng tổng số bài đạt giải đã trao tặng trong 10 năm (2011-2020) là gần 1.000 bài thi. Đây là những tài liệu quý, giới thiệu về lịch sử, văn hóa, con người; giới thiệu về di tích lịch sử, Người có công với cách mạng, về thành tựu trong 35 năm đổi mới, giới thiệu về thành tựu trong quá trình xây dựng nông thôn mới, về Đảng bộ tỉnh Đồng Nai,...v.v. Giúp bạn đọc hiểu hơn về quê hương Đồng Nai thân thương.
Nếu như Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong chuỗi hoạt động thư viện thì Xử lý tài liệu là khâu quan trọng thứ hai trong chuỗi hoạt động ấy. Xử lý nhanh chóng, chính xác tài liệu giúp bạn đọc dễ dàng tìm tài liệu và thuận lợi trong việc sắp xếp, tổ chức kho. Thư viện tỉnh Đồng Nai rất quan tâm đến công tác bổ sung và xử lý tài liệu. Tất cả cũng vì muốn đáp ứng tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu, tra tìm và giải trí của người sử dụng thư viện.
Trong năm qua, Thư viện đã xử lý 14.331 bản sách mới được bổ sung; xử lý 4.486 bản sách tặng, kịp thời đưa 18.817 bản sách về các phòng tổ chức phục vụ bạn đọc. Xử lý tài liệu đòi hỏi người cán bộ thư viện cần vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thư viện, cẩn thận, tỉ mỉ trong từng khâu phân loại, tóm tắt, định chủ đề, định từ khóa,.... Bởi những yếu tố tiên quyết ấy góp phần làm cho tài liệu đến gần với bạn đọc hơn.
Ngoài việc xử lý nhanh chóng, chính xác tài liệu ra, phòng đã hiệu đính hơn 2.000 biểu ghi trong CSDL; biên mục cơ sở dữ liệu 100 tên báo tạp chí; tu bổ 1.800 đĩa CD, VCD, DVD và tu bổ gần 500 bản sách hư hỏng, mờ nhãn, mã vạch.
Trong hoạt động thư viện, đích đến cuối cùng là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Song, để làm được điều ấy cần phối hợp nhịp nhàng của nhiều khâu, nhiều công đoạn. Thư viện tỉnh Đồng Nai luôn quan tâm đến công tác bổ sung tài liệu và xử lý tài liệu, góp phần nâng cao chất lượng nguồn tài nguyên thông tin và đáp ứng tốt nhất nhu cầu tìm kiếm thông tin, tra tìm tài liệu, học tập, nghiên cứu và giải trí của bạn đọc trong và ngoài tỉnh.
Đào Thanh