Sự phát triển của cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số với những tiện ích của nó đã tác động không nhỏ đến nhiều lĩnh vực, trong đó có lưu trữ lịch sử (LTLS), lưu trữ những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

Tại Đồng Nai, việc số hóa tài liệu LTLS đã và đang hỗ trợ hiệu quả, rút ngắn thời gian tìm kiếm, khai thác tài liệu, giúp người tra cứu không phải trực tiếp thao tác trên tài liệu giấy. Kho tài liệu vì thế cũng được bảo quản tốt hơn, giảm tiếp xúc trực tiếp trên tài liệu thực, giảm nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu.

Từ thu thập và bảo quản tài liệu

Sở Công thương là một trong những đơn vị có nhiều tài liệu lưu trữ quan trọng, có giá trị, phản ánh hoạt động quản lý nhà nước về công thương trên địa bàn tỉnh. Thời gian qua, Sở đã chủ động xây dựng kế hoạch, rà soát, xác định giá trị, chỉnh lý và lựa chọn những tài liệu có giá trị lưu trữ để giao nộp vào LTLS tỉnh. Sở đã giao nộp 6,53m tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn vào LTLS tỉnh.

 

 

Phó giám đốc Sở Nội vụ Phạm Minh Phước ghi nhận các ý kiến đóng góp của các sở, ngành, địa phương trong công tác Lưu trữ lịch sử tỉnh

 

Theo đại diện lãnh đạo Sở Công thương, quá trình thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của đơn vị gặp một số khó khăn. Trong đó, số lượng hồ sơ của sở khá nhiều, kho tàng và trang thiết bị lưu trữ tại đơn vị còn hạn hẹp; nhân sự về công tác lưu trữ được bố trí kiêm nhiệm khiến công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Sở Công thương có 3 phông tài liệu nên việc nộp lưu tài liệu vào LTLS tỉnh phức tạp, cần sắp xếp thời gian hợp lý để nộp lưu từng phông tài liệu.

Tại Cẩm Mỹ, Phòng Nội vụ huyện đã phối hợp với Trung tâm Văn hóa, thông tin và thể thao huyện đã khảo sát, thu thập khối tài liệu của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn. Từ năm 2012 đến cuối năm 2023 đã thu thập vào Kho lưu trữ huyện 600m tài liệu, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu đang được lưu trữ và bảo quản tại kho lên 700m. Đồng thời, Phòng Nội vụ huyện đã lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào LTLS tỉnh với hơn 4,7m tài liệu và 258 đơn vị hồ sơ.

 

Lãnh đạo huyện Cẩm Mỹ bàn giao tài liệu lưu trữ

vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2024

 

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Trần Võ Chí Cường cho biết, tính đến cuối năm 2023, kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh đang bảo quản hơn 4,5 ngàn mét tài liệu. Cụ thể gồm: gần 2 ngàn mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS tỉnh và khoảng 1,5 ngàn mét tài liệu của các sở, ngành và khoảng 1,2 ngàn mét tài liệu của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố Biên Hòa.

Cũng theo ông Cường, việc tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được đơn vị thực hiện thường xuyên, liên tục qua nhiều hình thức như: đưa tin, viết bài trên báo, đài và các trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông đại chúng. Trong đó, đơn vị chú trọng việc công bố các tài liệu đang bảo quản tại LTLS tỉnh để các cá nhân, tổ chức biết, liên hệ khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, đưa các tài liệu đến gần hơn với đông đảo công chúng.

Theo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, từ cuối năm 2020-2023, LTLS tỉnh đã cấp bản sao, chứng thực lưu trữ cho hơn 271 lượt người trong và ngoài tỉnh với hơn 662 loại văn bản. Cấp bản sao và chứng thực hơn 2,7 ngàn tài liệu lưu trữ để phục vụ cung cấp cho các cơ quan, tổ chức và công dân về các nguồn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo, xây dựng đề tài, đề án, tra tìm các hồ sơ, tài liệu của cá nhân liên quan đến các chế độ, chính sách, giấy tờ nhà đất của các cá nhân, doanh nghiệp…

Nỗ lực số hóa LTLS tỉnh

Anh Võ Minh Thiện, phụ trách Kho LTLS Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh cho biết, LTLS tỉnh đang bảo quản lượng hồ sơ khá lớn của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Nếu như trước đây LTLS tỉnh sử dụng phần mềm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2 để lưu trữ tài liệu thì hiện phần mềm này không còn đáp ứng được, việc nhập liệu tốn khá nhiều thời gian và công sức. Hiện nay, số hóa tài liệu được thực hiện theo quy định mới, thực hiện các file PDF vừa nhanh vừa tiết kiệm thời gian, kinh phí.

 

Công chức, viên chức Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh

số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh

           

“Số hóa tài liệu LTLS tỉnh hiện được Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh giao cho bộ phận kho. Hàng năm, đơn vị lên kế hoạch thu hơn 100m tài liệu từ các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, địa phương. LTLS tỉnh đang xây dựng phần mềm, đẩy mạnh số hóa tài liệu, đáp ứng nhu cầu khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ” - anh Thiện chia sẻ.

            Hiện tại, LTLS tỉnh có 24 kho lưu trữ. Việc bảo quản, phát huy giá trị tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt với hệ thống camera an ninh, sổ ghi chép ra vào kho lưu trữ, hệ thống máy lạnh, máy hút ẩm, phòng cháy, chữa cháy… nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo yêu cầu về chuẩn đầu vào, số tài liệu, cấu trúc thông tin về phông, hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng theo quy định.

 

 

Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng trao bằng khen cho các cá nhân, đơn vị có thành tích trong 3 năm thực hiện thu thập hồ sơ,

 tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

 

            Phó chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Nguyễn Hồng Thanh cho hay, với các tài liệu trước đây, Chi cục đã tham mưu cho Sở Nội vụ số hóa hơn 1,6 ngàn mét. Số tài liệu này đang bảo quản và khai thác dữ liệu, cung cấp cho các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức trên địa bàn tỉnh và các tỉnh lân cận để khai thác. Từ năm 2019 đến nay, Chi cục thực hiện số hóa theo Thông tư 02-2019/TT-BNV Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

            Phó giám đốc Sở Nội vụ Phạm Minh Phước chia sẻ: “Việc các đơn vị, địa phương rà soát, thu thập, xử lý, bảo quản, lưu trữ các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn trên địa bàn tỉnh là việc làm cần thiết. Trong thời gian tới, LTLS tỉnh tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số, tạo sự đồng bộ trong lưu trữ, đáp ứng nhu cầu tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu trong tương lai.

Chia sẻ dữ liệu để quản lý, khai thác

            Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện, chia sẻ dữ liệu số hóa được xem là giải pháp then chốt để tối ưu công tác bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tư liệu.

Theo ông Nguyễn Hồng Thanh – Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, tất cả tài liệu tiếp nhận vào Kho LTLS tỉnh đều là tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Sau khi số hóa, dữ liệu này được chia sẻ với các cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh đến xã để phục vụ tra cứu, quản lý và khai thác hiệu quả. Tuy nhiên, khó khăn lớn hiện nay là Thông tư 02/2019/TT-BNV mới chỉ quy định tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào mà chưa có hướng dẫn kỹ thuật cụ thể về hạ tầng kho lưu trữ điện tử. Trước thực tế này, Chi cục đang tham mưu UBND tỉnh ban hành các quy định kỹ thuật phù hợp, đảm bảo đúng quy định của Luật Lưu trữ và Bộ Nội vụ.

“Hiện trên địa bàn tỉnh tất cả các cơ quan, đơn vị đều có phần mềm quản lý, điều hành công việc điện tử, nhưng các phần mềm này không giống nhau. Khi tiếp nhận tài liệu, do nhiều phần mềm chưa tương thích nên việc lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. Để tạo sự thống nhất, tỉnh đang có chủ trương thống nhất lại một phần mềm dùng chung cho toàn tỉnh, đáp ứng điều kiện quản lý, điều hành, xử lý công việc và lập hồ sơ điện tử lưu trữ. Khi các cơ quan, đơn vị đã có phần mềm lưu trữ, việc đưa dữ liệu số hóa vào LTLS tỉnh thuận lợi và nhanh chóng” - ông Thanh chia sẻ.

            Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đang phối hợp với các cơ quan, đơn vị cung cấp phần mềm, tập huấn, bồi dưỡng cho công chức, viên chức thực hiện LTLS tỉnh. Với các phần mềm, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho số hóa, Kho LTLS tỉnh sẽ xây dựng phần mềm, chuyển giao dữ liệu về cho kho lưu trữ của các cơ quan, địa phương để thống nhất, tạo sự đồng bộ trong lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Lãnh đạo Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh kiểm tra kho lưu trữ trước khi số hóa

 

Để triển khai hiệu quả, Trung tâm LTLS tỉnh đã đầu tư đồng bộ hệ thống thiết bị như máy scan tốc độ cao, máy chủ lưu trữ và phần mềm chuyên dụng, đáp ứng yêu cầu bảo quản và khai thác tài liệu lâu dài. Đồng thời, phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức nhiều đợt tập huấn, nâng cao kỹ năng cho đội ngũ làm công tác văn thư – lưu trữ tại các sở, ngành, địa phương - ông Trần Võ Chí Cường - Giám đốc Trung tâm chia sẻ.

Từ định hướng chỉ đạo này, các ngành, đơn vị đã tích cực vào cuộc, vừa đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, vừa thích ứng với yêu cầu mới trong quản trị dữ liệu. Việc chia sẻ dữ liệu số hóa không chỉ nâng cao hiệu quả khai thác tư liệu, mà còn góp phần cải cách hành chính, phát triển chính quyền điện tử, phục vụ người dân công khai, minh bạch hơn.

Với sự chủ động về chính sách, thống nhất về công nghệ và đồng bộ về nhân lực, Đồng Nai đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng hệ sinh thái lưu trữ số hiện đại, kết nối và liên thông – một trụ cột quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia.

P.T.C