Đối với công tác thư viện, ngoài việc bổ sung, thông tin tuyên truyền, phục vụ bạn đọc trong việc tìm kiếm thông tin thì việc giữ gìn, bảo quản tài liệu là công tác vô cùng quan trọng và cần thiết, trong đó phải kể đến khâu kiểm kê tài liệu.
Kiểm kê tài liệu là một trong những khâu hết sức quan trọng trong công tác thư viện. Công việc đòi hỏi nhiều thời gian, cán bộ thư viện cần phải tỉ mỉ, cẩn thận trong từng thao tác kiểm tra, rà soát, thống kê từng tài liệu trong kho nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu cũng như tránh làm thất thoát, đặc biệt là những tài liệu có giá trị. Kết quả kiểm kê tài liệu sẽ thống kê được số liệu tài liệu có trong kho, mất mát hay hư hỏng ở mức độ nào, khi đó đơn vị sẽ có giải pháp xử lý kịp thời ở từng khâu trong công tác kiểm kê. Như vậy kiểm kê là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với công tác thư viện mà bất kỳ hệ thống thư viện nào cũng phải quan tâm chú trọng.
Đối với Thư viện Đồng Nai, công tác kiểm kê tài liệu được tiến hành định kỳ, cứ 5 năm một lần đối với từng kho, trường hợp đơn vị luân chuyển cán bộ từ phòng ban này sang phòng ban khác mà cán bộ đó phụ trách quản lý kho tài liệu thì công việc kiểm kê sẽ được tiến hành không tính thời gian định kỳ.
Bước vào quý hai của năm 2017, Thư viện Đồng Nai tiến hành kiểm kê và thanh lọc tài liệu trong kho Phòng Đọc Tổng hợp và kho Địa chí, đây là hai kho tài liệu vô cùng quan trọng, là nơi gìn giữ những bản tài liệu đầy đủ nhất, giá trị nhất. Kho Đọc Tổng hợp là kho sách tập hợp tất cả các thể loại sách mà thư viện bổ sung về như: Chính trị - xã hội, tài liệu Văn kiện Đảng, Tâm lý, Kinh tế, Văn hóa, Y học, Giáo dục, Lịch sử, Địa lý, các chuyên khảo về Toán, Lý, Hóa, Sinh…, những tài liệu ở các kho khác không có nhưng kho Đọc Tổng hợp bao giờ cũng phải có, kho sách có tổng số trên 100.000 bản sách với 3 khổ sách khác nhau, sử dụng ký hiệu số Đăng ký cá biệt. Còn kho Địa chí sở hữu những bản sách vô cùng quý giá về địa phương Đồng Nai (Xuất bản phẩm, Địa chí Đồng Nai), những sách tra cứu giá trị, vì vậy kiểm kê hai kho sách này là việc làm luôn được đầu tư tổ chức chặt chẽ về nhân lực cũng như vật lực.
Kết hợp vừa hiện đại và truyền thống, khâu kiểm kê được tổ chức chặt chẽ, từ khâu sắp xếp kho, text mã vạch vào máy, đổ cơ sở dữ liệu, tra trùng tài liệu, tra sách mất, tìm lại đối chiếu trong kho và cuối cùng là ra sổ, báo cáo số liệu cụ thể là khâu cuối cùng hoàn thành công tác kiểm kê cho một kho tài liệu trong hệ thống thư viện tỉnh.
Với thời gian hơn hai tháng, Thư viện tỉnh Đồng Nai đã tiến hành kiểm kê xong hai kho tài liệu quan trọng. Kết quả kiểm kê, kho sách phòng Đọc Tổng hợp có tổng số gần 130.000 bản sách. Kho phòng Địa chí có tổng số 12.975 bản sách.
Với việc thực hiện tốt khâu kiểm kê tài liệu định kỳ sẽ góp phần vào việc giữ gìn và bảo quản tốt kho tàng tri thức của tỉnh nhà nói riêng, của nhân loại nói chung.
Đinh Nhài