Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa hiện nay và công nghệ thông tin truyền thông ngày càng mở rộng và phát triển, thì việc sử dụng hệ thống công nghệ máy tính – hệ thống internet được sử dụng rộng khắp tới mọi ngành, mọi nghề, mọi lĩnh vực nhằm đem lại hiệu quả tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí cũng như thời gian và cũng với mong muốn cả nước cùng tiến lên. Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã kết hợp với Ban quản lý dự án “Nâng cao khả năng sử dụng máy tính và truy cập internet công cộng tại Việt Nam” do Quỹ Bill & Melinda Gates tài trợ, cùng với Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch đã giao cho Thư viện tỉnh Đồng Nai mở lớp tập huấn này tạo điều kiện nhằm giúp cho cán bộ thư viện được tiếp cận với những phương cách làm việc mới, hiệu quả thông qua hệ thống máy tính.
Căn cứ theo chỉ đạo của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch về việc triển khai thực hiện phần mềm báo cáo thống kê thư viện trên pham vi toàn quốc và nhằm nâng cao chất lượng công tác báo cáo thống kê trong lĩnh vực thư viện. Ngày 15/12/2017Thư viện Đồng Nai tổ chức lớp tập huấn phần mềm báo cáo từ tỉnh đến huyện. Đây là phần mềm do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phối hợp với Ban quản lý Dự án “Nâng cao khả năng sử dụng máy tính và truy cập internet công cộng tại Việt Nam do Quỹ Bill & Melinda Gates tài trợ” (Dự án BMGF-VN) xây dựng và triển khai thí điểm trong thời gian từ năm 2016-2017.
Thư viện chính thức triển khai áp dụng phần mềm trong hoạt động báo cáo thống kê thư viện hằng năm theo định kỳ vào các ngày 05 của các tháng 3, tháng 6, tháng 9 và tháng 12 của năm. Theo như chỉ đạo của Bộ và Sở Văn hóa Thông tin và Thể thao,Thư viện thực hiện tổng hợp thông tin và chuẩn bị nội dung tập huấn triển khai, sử dụng phần mềm báo cáo thống kê cho thư viện cấp huyện và cấp xã trên địa bàn trong toàn tỉnh. Thư viện lên kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện hằng năm và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.Công tác tập huấn này cán bộ thư viện tỉnh đã được Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch tổ chức tập huấn tại Đà Nẵng vừa qua (từ ngày 23-26 tháng 8 năm 2017).
Trong đợt tập huấn này đã có khoảng hơn 40 cán bộ làm công tác thư viện tại 9 huyện, xã, thị trấn và thành phố Biên Hòa trong đó còn có cả đơn vị công ty cao su tham dự với vai trò là các học viên đến thư viện tỉnh cùng trao đổi và học tập những hướng dẫn mới mà Bộ Văn hóa đã đề ra và giao xuống cho các Sở và thư viện cấp tỉnh trong cả nước chịu trách nhiệm thực hiện hướng dẫn.
Tại lớp tập huấn học viên được nghe Giám đốc Thư viện phổ biến những quy định mới trong ngành văn hóa nói chung và ngành thư viện nói riêng, những nội dung cơ bản về các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành trong lĩnh vực thư viện giai đoạn 2012 đến nay. Đồng thời các học viên còn được nghe cán bộ thư viện tỉnh thuyết trình phổ biến, và hướng dẫn cho cán bộ thư viện cách thức thao tác và sử dụng các tiện ích của phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ báo cáo thống kê thư viện với các nội dung như: cách tạo danh sách tài khoản, cách đăng nhập hệ thống, quy trình tạo một báo cáo thống kê, chi tiết các loại báo cáo mẫu. Bên cạnh đó còn hướng dẫn cán bộ thư viện công cộng các cấp huyện, xã cách vận hành thống kê báo cáo,thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, hàng năm bao gồm: cách tính, cách ghi chỉ tiêu thống kê thư viện thông qua phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ thống kê thư viện nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác, kịp thời trong báo cáo, tổng hợp các số liệu thống kê, các số liệu báo cáo;qua đó đảm bảo được các nguyên tắc, cơ chế vận hành của phần mềm, nâng cao vai trò của cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan quản lý thư viện và lãnh đạo thư viện trong kiểm soát báo cáo, số liệu thống kê.
Ngoài ra còn tập huấn cho cán bộ làm công tác thư viện về vai trò đặc thù riêng của từng cấp cán bộ từ tỉnh đến huyện, xã thông qua các chương, mục và bài giảng powerpoint một cách có hệ thống và chi tiết giúp học viên có thể nắm bắt và thực hiện một cách dễ dàng.Cũng trong thời gian tập huấn Thư viện tỉnh Đồng Nai sẽ tổng hợp danh sách các thư viện cấp huyện và cấp xã hiện đang hoạt động trên địa bàn (theo mẫu quy định của Bộ Văn hóa) để tạo lập tài khoản sử dụng phần mềm. Cũng theo như chỉ đạo của Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch, tập huấn đợt I có 40 tỉnh/thành trong khuôn khổ Dự án BMGF-VN cho một số thư viện cấp huyện. Còn lại 23 tỉnh còn lại sẽ được tập huấn đợt II vào quý 3 năm 2017.
Với những hiệu quả đạt được qua đợt tập huấn này, mong rằng sẽ ngày càng có nhiều hơn nữa các lớp tập huấn như thế và hơn thế trên phạm vi cả nước, không những giúp cho công tác phục vụ cộng đồng được tốt mà công việc báo cáo bằng công nghệ máy tính hiện đại ngày càng phát triển đem lại lợi ích hữu hiệu, giảm tải công đoạn báo cáo bằng văn bản cồng kềnh. Việc làm này giúp cho công việc báo cáo được nhanh chóng,sử dụng nhiều cácứng dụng của máy tính đem lại hiệu suất cao và công nghệ máy tính đã thực sự hữu dụng, đồng thờimang tính thống nhất caovề công tác soạn thảo văn bản báo cáo, thống kê từ trên xuống dưới trong hệ thống thư viện trên cả nước tương xứng với sự đi lên của xã hội và hòa nhập cùng xu thế chung của quốc tế.
Hồng Hạnh