Thư viện tỉnh Đồng Nai hiện có hơn 4.000 tài liệu xuất bản trước năm 1975, đa phần là sách văn học và một số ít là sách có giá trị khoa học, lịch sử, học tập, ngoại văn. Những tài liệu này phản ánh một giai đoạn lịch sử quan trọng của địa phương và của đất nước. Việc thu thập, sưu tầm, bảo quản, xử lý, tổ chức kho để phát huy hết giá trị của nguồn tài nguyên thông tin này đang là một trong các nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Đồng Nai. Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử, sách đã cũ, bị mối, mọt và hư hỏng nhiều, đã đặt ra nhiều khó khăn cho công tác xử lý sách. Trên tinh thần khó ở đâu, khắc phục ở đó, cán bộ Thư viện tỉnh đã nỗ lực từng bước gỡ khó khăn, thu thập, tu bổ, phục chế và xử lý xong hơn 4.000 bản sách, đưa về kho tài liệu Hạn Chế bảo quản và phục vụ khi có yêu cầu của đối tượng bạn đọc đặc biệt.
Thực tế, hơn 4.000 tài liệu xuất bản trước năm 1975 (trong đó có hơn 3.500 bản sách hơn 500 tài liệu báo, tạp chí) tại thư viện tỉnh Đồng Nai có nhiều sách có giá trị khoa học; viết về lịch sử, địa chí của địa phương và đất nước; có những cuốn sách được in lần đầu tiên của các tác giả nổi tiếng mà hiện không thể tìm mua trên thị trường; hay sách ngoại văn, được viết bằng tiếng Anh, Pháp, Trung Quốc,… chứa nhiều thông tin quan trọng và bổ ích; sách học ngoại ngữ, sách song ngữ Việt – Anh, Việt – Pháp, hay ba ngôn ngữ Việt – Anh – Pháp,.... Nhưng những tài liệu này đã bị xuống cấp, hư hỏng nặng như: chữ phai màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ, giấy bị nhiễm axit ố vàng,… Từ thực tế trên, cán bộ thư viện đã khảo sát, phân loại, thống kê sách có tình trạng vật lý kém và có giá trị sử dụng cao để thực hiện tu bổ, phục chế tài liệu.
Sau khi tu bổ, phục chế tài liệu xong, cán bộ thư viện tiến hành xử lý kỹ thuật như: đóng dấu, đóng số đăng ký cá biệt, đóng ký hiệu phòng kho Hạn chế, phân loại DDC, nhập cơ sở dữ liệu, dán mã mạch, phân phối tài liệu, dán nhãn, giao sách xếp tại Phòng tài liệu Hạn Chế và phục vụ đối tượng bạn đọc đặc biệt khi có yêu cầu.
Những tài liệu xuất bản trước năm 1975 thường rất ít bạn quan tâm, khai thác sử dụng, nếu có chủ yếu là những nhà nghiên cứu; học viên cao học, nghiên cứu sinh, các tổ chức hoặc cá nhân cần khai thác sử dụng phục vụ kỷ niệm ngày truyền thống của ngành,… Do vậy, Thư viện tỉnh Đồng Nai phục vụ đối tượng bạn đọc là những nhà nghiên cứu, học viên cao học, nghiên cứu sinh, bạn đọc có giấy giới thiệu của đơn vị công tác,…
Trong quá trình xử lý tài liệu xuất bản trước năm 1975 tại Thư viện tỉnh Đồng Nai đã gặp nhiều tình trạng khó khăn. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà cán bộ thư viện đưa ra hướng khắc phục khác nhau, cụ thể là:
Sách bị rách, mất bìa, mất trang tên sách và do xuất bản từ giai đoạn trước, thiếu nhiều thông tin về nơi xuất bản, năm xuất bản, tên tác giả, số trang sách,… Khi xử lý tài liệu cán bộ thư viện đã tra tìm ở nhiều nguồn uy tín, tin cậy khác nhau để nhập cơ sở dữ liệu đầy đủ thông tin cho cuốn sách. Điều này, giúp xếp kho và tìm tài liệu dễ dàng hơn.
Sách bị tách làm nhiều phần, hoặc mất một phần trang sách: ví dụ như cuốn “Băng xuyên thiên nữ : Tiểu thuyết - Võ hiệp - Kỳ tình Trung Hoa” của tác giả Lương Vũ Sinh, do Hải Nhân Tử dịch, Quyển Nhì bị tách ra làm nhiều đoạn và đóng thành hai cuốn riêng lẻ từ trang 1 đến trang 406 và cuốn tiếp từ trang 407 đến trang 751, cán bộ thư viện sẽ coi đó là hai cuốn, đóng hai số đăng ký cá biệt, biên mục hai biểu ghi nhưng phần mô tả trang sách sẽ hiển thị từ trang nào đến trang nào. Cách làm này mất rất nhiều thời gian cho việc xử lý tài liệu, nhưng giúp quản lý và phục vụ sách dễ dàng hơn.
Với trường hợp nhiều tên sách, của nhiều tác giả được đóng thành một cuốn sách như cuốn: “Bát ba toong ; Bí mật trên niết bàn ; Hậu thân trạng lợn ; Tây ngu ; Ma ; Lão Tôn Mạnh Tử” của Hoàng Ly hay cuốn “Đi tây ; Thương chồng ; Gió đầu mùa... ” của tác giả Nhất Linh và Thạch Lam, cán bộ thư viện sẽ coi đó là một cuốn sách, phân loại vào chủ đề chung, nhập chung vào một biểu ghi và chú thích từng tên, của từng tác giả trong trường 500 là: Đi Tây (Nhất Linh, 1970); Thương chồng (Nhất Linh, 1968); Gió đầu mùa (Thạch Lam, 1972); Sợi tóc (Thạch Lam, 1972); Theo giòng (Thạch Lam, 1981). Qua đó, tổ chức kho thuận lợi hơn và giúp bạn đọc nhanh chóng tìm được tài liệu theo đúng nhu cầu của mình.
Điều khó khăn nhất trong quá trình xử lý tài liệu xuất bản trước năm 1975 đó là sách ngoại văn. Nhiều sách ngoại văn được viết bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung Quốc,… như cuốn: “Cours de langue et de civilisation Francaises : Pour les étudiants de tous pays” của tác giả G. Mauger, M. Bruézière, R. Gouze hay cuốn “Code pénal : Annoté d'apres la doctrine et la jurisprudence”,… cán bộ thư viện đã cố gắng đọc, dịch, tìm kiếm thông tin trên Internet để hiểu rõ hơn về nội dung sách. Từ đó phân loại, biên mục, định chủ đề, đặt từ khóa, từ chuẩn chính xác giúp tổ chức kho và phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn.
Với những tài liệu có trang tên sách khác với bìa sách, hay có hai hay nhiều tên sách khác như cuốn: “1000 câu hỏi trắc nghiệm Anh văn : Luyện thi tú tài II, sinh ngữ I” của tác giả Trần Văn Điền và Bùi Đình Mạc, cán bộ xử lý sẽ cập nhật những tên sách khác ở trường 246 là “1000 câu hỏi trắc nghiệm Anh ngữ”. Hay cuốn sách: “52 dàn bài luận Triết” của tác giả Nguyễn Khắc Trừng sẽ được thêm trường 246 với tên: “52 dàn bài luận Triết với phương pháp làm dàn bài”. Qua đó, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu hơn.
Tóm lại, nguồn tài nguyên thông tin xuất bản trước năm 1975 lưu trữ tại Thư viện tỉnh Đồng Nai có nhiều tài liệu có giá trị khoa học và lịch sử; mang đậm dấu ấn thời gian của thời kỳ trước, là nguồn sử liệu gốc quý giá cho việc nghiên cứu, tìm hiểu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do vậy, xử lý, lưu trữ, bảo quản và phục vụ nguồn tài liệu này là nhiệm vụ xuyên suốt trong hoạt động Thư viện tỉnh Đồng Nai. Với mong muốn xử lý nhanh chóng, chính xác tài liệu xuất bản trước năm 1975, giúp lưu trữ, bảo quản, tổ chức kho sách hiệu quả và phục vụ bạn đọc tốt hơn, cán bộ thư viện đã xử lý hơn 3.500 bản sách với gần 2.500 biểu ghi trong thời gian ngắn. Đó là sự cố gắng không ngừng nghỉ của cán bộ phòng Xử lý Thông tin và Tin học nói riêng và tập thể cán bộ Thư viện tỉnh Đồng Nai nói chung. Qua đó, cung cấp nguồn tài nguyên thông tin bổ ích và quý giá cho bạn đọc; góp phần lan tỏa văn hóa đọc trong cộng đồng người dân./.
Đào Thanh